در شرایط حاضر با توجه شرایط اقتصادی و اجتماعی حاکم بر جامعه، اطلاعات نقش مهم و تعیین کننده‌ای در تصمیم‌گیری و تصمیم‌سازی دارند. از گذشته نیز داشتن اطلاعات همواره در تصمیم گیری‌های مدیران مهم و حیاتی بوده است. یکی از بهترین راه‌ها برای ارائه اطلاعات مورد نیاز مدیران و تصمیم‌گیران، داشبوردهای مدیریتی است. در این مقاله سعی خواهد شد که به تعریف، اهمیت، مزایا، محدودیت‌ها، انواع و معیارهای یک داشبورد مدیریت خوب اشاره شود.همچنین سعی خواهیم کرد ضمن توضیح مفهوم هوش تجاری، رابطه آن با داشبوردهای مدیریتی را تبیین کنیم.

تعریف داشبورد مدیریتی

برای داشتن درک درست از تعریف و مفهوم داشبورد مدیریتی لازم است تا در ابتدا با کلمه و اصطلاح داشبورد آشنا باشیم:

حال پس از یک ارائه مختصر درمورد تعریف داشبورد وقت آن رسیده است که به توضیح داشبورد مدیریتی بپردازیم:

این ابزار کمک می‌کند تا اطلاعات موجود به شیوه‌ی تصویری در اختیار مدیران و افراد قرار گرفته و بتوانند راحت‌تر اقدام به تصمیم‌گیری نمایند و از اختصاص زمان زیادی برای تحلیل داده‌ها، خودداری نمایند. علاوه بر این،استفاده از داشبوردهای مدیریتی سبب به‌روز ماندن اطلاعات در سازمان می‌شود.

تصویری بودن داشبورد، داده‌های پیچیده را ساده می‌کند و تصویری لحظه‌ای از وضعیت فعلی و عملکرد فعلی ارائه می‌کند. داشبوردها، از نمودار، جدول، شاخص و اعداد ساخته می‌شوند و می‌توانند برای هر نوع صنعتی و هر نوع هدفی به کار گرفته شوند.

داشبورد مدیریت پروژه

داشبورد مدیریتی صرفا مختص روند طولانی و مستمر نبوده و می‌تواند برای یک پروژه نیز به کار گرفته شود.داشبورد مدیریتی برای یک مدیر پروژه، دید مناسبی از داده‌های پروژه برای برنامه‌ریزی پروژه، کنترل پروژه، توسعه معیارهای کلیدی و اطمینان از تخصیص مناسب منابع حیاتی ارائه می دهد.

پس در بیانی کامل تر، داشبورد مدیریت پروژه را می توان این گونه تعریف کرد:

تاریخچه داشبورد مدیریتی 

تکامل داشبوردهای مدیریتیِ کسب و کار را می‌توان از چند دهه قبل دنبال کرد. در اوایل دهه ۱۹۷۰، کسب و کارها از سیستم‌های پشتیبانی تصمیم(DSS) برای انجام وظایف هوش کسب‌وکار استفاده می‌کردند. در دهه ۱۹۸۰، داشبوردهای مدیریتی در قالب سیستم‌های اطلاعات اجرایی(EIS) مطرح شد که اختصارا آن را EIS می‌نامیدند.

اما زمانی نپایید که استفاده‌کنندگان از آن متوجه شدند که مشکلات زیادی در به روزرسانی و کنترل داده‌ها وجود دارد. به همین دلیل عموما اطلاعات ناقص باقی می‌ماند و همین جهت در همان زمان، آن را روشی غیرعملی دانستند با این وجود این روش تا دهه ۹۰ میلادی مورد استفاده قرار گرفت.

با پیشرفت تکنولوژی و ایجاد مفاهیمی مانند انبار داده و پردازش تحلیلی آنلاین، مرحله سیر و تطور داشبورد مدیریتی، تکامل بیشتری یافت و استقبال از آن، بیش از پیش افزایش یافت. در این دهه بود که شاخص‌های کلیدی عملکرد(KPI) مطرح گردیده و استفاده از آن در داشبوردها، مورد توجه قرار گرفت.  در طول این زمان بود که مفهوم سیستم عصبی دیجیتال به جهان معرفی شد و سبب ایجاد سیستم عصبی دیجیتال گردید که مورد اقبال داشبوردها قرار گرفت. در ادامه، داشبوردهای دیجیتال، توسعه بیشتری پیدا کردند و به داشبوردهای هوش کسب و کار امروزی تبدیل شدند که در دسترس همه کسب‌وکارها است.

اهمیت داشبورد مدیریتی

با توجه به نمایش داده‌ها با استفاده از رابط گرافیکی و تصویری در داشبوردهای مدیریتی، دسترسی مدیران به دید و نمای کلی از سازمان را بسیار ساده کرده، قدرت سازمان را در مقابله با رخدادهای احتمالی و همچنین فرصت ها بسیار افزایش می‌دهد.

علت دیگر ضرورت استفاده از داشبورد مدیریتی این است که با نمایش روند تاریخی، داده‌های لحظه‌ای و نتایج تحلیل آن‌ها، امکان نظارت لحظه‌ای بر عملکرد کسب و کار را برای مدیران فراهم می‌کنند. بنابراین می‌توان بیان داشت که اهمیت استفاده از داشبورد مدیریتی بر کسی پوشیده نیست و سازمان‌ها و نهادها در تلاش هستند تا از این موضوع، حداکثر استفاده را در برنامه‌های خود داشته باشند.

از طرفی دیگر، ایجاد یک داشبورد مدیریتی دارای فواید مهمی است که در زیر به برخی از آن‌ها اشاره می شود:

مزایای داشبورد مدیریتی

استفاده از داشبورد مدیریتی این امکان را می‌دهد که سازمان و نهاد از مزیت‌هایی برخوردار گردد.برخی از مزایای مهم داشبوردهای مدیریتی عبارتند از:

• امکان تصمیم گیری آگاهانه و برنامه‌ریزی جامع استراتژیک توسط مدیران کسب و کار
• ارائه قابلیت‌های مصور سازی و نمایش قابل‌فهم‌تر داده‌ها برای تصمیم‌گیرندگان در سازمان
• شناسایی سریع و دقیق فرآیندها، نقاط قوت و نقاط ضعف سازمان‌
• ساده‌سازی درک شاخص‌های تحلیل و داده‌های پیچیده کسب و کار
• تسهیل استقرار و استفاده از برنامه‌های کاربردی هوش کسب‌وکار برای تحلیل‌گران و مدیران کسب وکار
• حمایت از تجزیه و تحلیل داده‌های مشترک و فرآیندهای تصمیم‌گیری از طریق افزایش اشتراک‌گذاری اطلاعات
• شناسایی فرصت‌های جدید کسب‌وکار برای کمک به سازمان، در راستای سرمایه‌گذاری بر فرصت‌ها و رفع موانع مربوط به مشکلات رایج کسب و کار

محدودیت ها و آسیب های داشبورد مدیریتی

اگرچه پیش‌تر ذکر شد که مزایا و فواید بسیاری در برخورداری از داشبورد مدیریتی وجود دارد، اما باید توجه نمود که این موضوع نباید سبب شود که از پرداختن به اصل ایجاد داشبورد مدیریتی که به عنوان تسهیل‌کننده است غافل شد و به موراد فرعی پرداخت. چرا که در آن صورت می‌تواند محدودیت‌ها و آسیب‌های خاص خود را به دنبال داشته باشد که به برخی از آن‌ها اشاره می‌گردد:

یک داشبورد مدیریتی خوب چه معیارهایی دارد؟!

یکی از نکته های قابل توجه در طراحی داشبورهای مدیریتی آن است که، شاخص هایی که در داشبورد نمایش داده می شوند می‌بایست به نحوی با اهداف سازمان در ارتباط باشند. لذا ایجاب می‌کند که یک داشبورد، به گونه‌ای باشد که در حالتی مناسب قرار گیرد و به بیانی، دارای حداقل ویژگی‌هایی باشد. مهم ترین ویژگی های یک داشبورد مدیریتی خوب عبارتند از:

• سادگی و قابل فهم بودن داشبورد موضوعی است که نباید از آن غافل شد.
• داشبورد باید حتما به اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد پرداخته باشد.
• بتواند در لحظه اقدام به پردازش داده‌ها کند.
• قابلیت فیلتر کردن اطلاعات براساس درخواست افراد را داشته باشد.
• نمودارهای متنوع ارائه دهد و از یکنواختی نمودارها پرهیز نماید. همچنین بهتر است از قالب‌های ظاهری متنوع استفاده شود.
• مطمئنا داشبوردی که بتواند در طول کل روز در دسترس افراد قرار داشته باشد به مراتب بهتر از عدم برخوداری از این ویژگی است. لذا یک داشبورد خوب باید قابلیت دسترسی شبانه روزی را برای استفاده‌کنندگان از خود داشته باشد.
• طبیعتا داشبوردی که صرفا قابل اجرا در یک سیستم خاص باشد نمی‌تواند مورد استفاده همه افراد قرار گیرد لذا داشتن قابلیت به اشتراک گذاری یکی از مواردی است که باید افراد در طراحی داشبورد مدیریتی مدنظر داشته باشند. همچنین بتوانند در مواقع لازم اقدام به انتشار و چاپ آن نمایند.

در کنار این موارد، توجه به موارد زیر نیز بسیار حائز اهمیت بوده و باید مورد توجه تهیه‌کنندگان داشبورد مدیریتی قرار بگیرد:

نمونه هایی از داشبورد مدیریتی

داشبوردهای مدیریتی، همانطور که در ابتدا ذکر شد، انواع گوناگونی دارند و بسته به نهاد یا فعالیت مورد استفاده، شکلهای متنوعی به خود می‌گیرند. برخی از مهمترین داشبوردهای مدیریتی در ادامه آورده شده است.

نگاهی به هوش تجاری و ارتباط آن با داشبورد مدیریتی

هوش کسب‌وکار یعنی رساندن اطلاعات و داده‌های درست و مرتبط به افراد درست، در زمان درست، برای اتخاذ تصمیمات درست و کلیدی در یک سازمان. به زبان ساده هوش تجاری، کلان داده‌ها یا Big Data را جمع آوری می‌کند و آنها را به اطلاعات معنادار، کاربردی و تحلیل شده تبدیل می‌کند. با توجه به کاربردهای مختلف هوش تجاری، می‌توان اهداف گوناگونی را برای آن برشمرد. می‌توان گفت که مهم‌ترین هدف هوش تجاری، تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری درست و به موقع برای بهبود کسب و کار است.

درشرکت‌های ایرانی هوش تجاری معادل با داشبوردهای مدیریتی و سیستم‌های پشتیبانی تصمیم است. این موضوع سبب می‌شود طبق توضیحی که درمورد داشبورد مدیریتی بیان شد متوجه آن شویم که در واقع:

استفاده از نرم‌افزار در جهت ایجاد و بهره‌مندی از هوش تجاری

 ابزارهای مختلفی برای طراحی داشبورد و تحلیل داده وجود دارد که به کمک آن‌ها بتوان ارتباط هوش تجاری و داشبورد مدیریتی را رقم زد.ارتباطی که در نظر بسیاری از افراد، داشبورد مدیریتی در نسل جدید خود همان هوش تجاری است و سعی در سوق دادن هرچه بهتر داده‌ها و اطلاعات به سوی کاربران دارد. ابزارهایی مانند کلیک ویو(Qlikview)، تبلو(Tableau) و اکسل(Excel) و مایکروسافت پاور بی آی(Power BI) در این زمینه بسیار مفید هستند. این نرم‌افزارها هر کدام به گونه‌ای در طراحی و ایجاد یک داشبورد مدیریتی مورد استفاده قرار می‌گیرند که بسته به نوع سازمان و اطلاعات مورد استفاده متفاوت خواهد بود.

جمع بندی و نتیجه گیری

در دنیای امروزی، توجه به اطلاعات امری حائز اهمیت بوده و افراد، نهادها و سازمان‌ها به دنبال آن هستند که بیشترین استفاده از داده و اطلاعات موجود در آن را داشته باشند. این موضوع سبب شده است که توجه به علم داده بیش از گذشته مورد توجه قرار گیرد. یکی از مواردی که در استفاده از علم داده باید به آن توجه داشت، بهره‌مند شدن از مهمترین نکات در قالب تصویر و نمودارهای گرافیکی است.

موضوعی که امروزه با ایجاد داشبورد مدیریتی به آن پرداخته شده است. داشبورد مدیریتی به واسطه برخورداری از مزایای گوناگون، توانسته است که نهادها و سازمان‌ها را مجاب کند تا اهمیت زیادی به انواع گوناگون داشبوردهای مدیریتی داده و از آن، در موراد گوناگونی استفاده نمایند. مقاله حاضر با بیان مهمترین مزیت‌ها، انواع داشبوردها و ویژگی‌های یک داشبورد مدیریت خوب بر آن است که بتواند توجه افراد را به کسب اطلاعات بیشتر درمورد داشبورد مدیریتی و هوش تجاری جلب کند و بتواند آن‌ها را ترغیب نماید تا به صورت هرچه جدی‌تر، از این موضوع در فعالیت‌های خود استفاده نمایند تا علاوه بر تسهیل در دسترسی به منابع داده‌ای خود، بتوانند اقدام به اتخاذ تصمیم‌های بهتری نمایند.

پیشنهاد

توصیه می‌شود که دانشجویان، کارشناسان و علاقه‌مندان اقدام به یادگیری هرچه سریع‌تر این موضوع نموده و اهمیت آن را در کارهای خود مشاهده نمایند. پیشگامان دنیای مالی در جهت تسریع هرچه بیشتر این موضوع اقدام به طراحی دوره جامع و کاربردی طراحی داشبوردهای مدیریتی با Powe Bi و Excell نموده است.برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با این دوره آموزشی اینجا کلیک کنید.